Para trabajar con eficacia y
eficiencia, las organizaciones recurren a tres tipos de administradores:
gerentes de primera línea, gerencia media y alta gerencia, organizados en una
jerarquía. Por lo regular, los gerentes de primera línea rinden cuentas a la
gerencia media, y ésta a su vez rinde cuentas a la alta gerencia. Los
administradores de cada nivel tienen responsabilidades distintas pero
relacionadas, para aprovechar los recursos de la organización e incrementar su
eficiencia y eficacia.
Estos tres tipos de administradores se agrupan en
departamentos (o funciones), de acuerdo con las responsabilidades específicas
de su puesto. Los departamentos, como los de manufactura, contabilidad o
ingeniería, son grupos de personas que colaboran y poseen habilidades
semejantes, y que aplican la misma clase de conocimientos, semejantes o que
aplican herramientas o técnicas para desempeñar su trabajo.
En cada
departamento se encuentran los tres niveles administrativos. A continuación
examinaremos las o técnicas para desempeñar razones por las cuales las
organizaciones tienen una jerarquía de administradores, a su trabajo, quienes
agrupan por departamentos. Luego examinaremos algunos de los cambios recientes
que han tenido lugar en estas jerarquías administrativas.
Niveles de Administración
Como lo mencionamos
anteriormente, por lo regular las organizaciones tienen tres
Niveles administrativos: gerentes
de primera línea, gerentes medios y gerentes altos.
Gerentes de Primera Línea
Con la base de la jerarquía administrativa
se encuentran los gerentes de primera línea, que también se llaman
supervisores. Son los responsables de la supervisión diaria de los empleados
que no son administradores, los que ejecutan las actividades concretas y
necesarias para producir bienes y servicios. Los gerentes de primera línea
trabajan en todos los departamentos o funciones de una organización.
Algunos ejemplos de gerentes de
primera línea son: el supervisor de un equipo de trabajo en el departamento de
manufactura de una planta automovilística, la jefa de enfermería del ala de
obstetricia de un hospital o el capataz que supervisa a una cuadrilla de
mecánicos en la función de servicio de una distribuidora de autos nuevos. En
Dell Computer, los gerentes de primera línea son los supervisores responsables
de controlar la calidad de las computadoras Dell o el nivel del servicio
clientes que proporcionan los vendedores por teléfono. Cuando Michael Dell
inició su compañía, él controlaba personalmente el proceso de montaje de las
computadoras, de modo que se desempeñaba como gerente de primera línea o
supervisor,
Gerentes Medios
Los gerentes medios, que
supervisan a los gerentes, están encargados de encontrar la mejor manera de
organizar los recursos humanos y de otro tipo para alcanzar las metas de la
organización. Para aumentar la eficiencia, los gerentes medios investigan la
forma de ayudar a los gerentes de primera línea y los demás subordinados para
que aprovechen mejor los recursos y, gracias a esto, reducir los costos de
manufactura o mejorar el servicio a clientes.
Para aumentar la eficacia, los
gerentes medios evalúan si las metas que persigue la organización son
pertinentes y sugieren cambios a la alta gerencia. Muchas veces las sugerencias
que hacen los gerentes medios a la alta gerencia incrementan notablemente el
desempeño de la organización. Una parte importante del trabajo de los gerentes medios
es desarrollar y perfeccionar capacidades y conocimientos prácticos (know how),
como la pericia para la manufactura o la mercadotecnia, que permiten a la
organización ser más eficiente y eficaz.
Los gerentes medios toman miles de
decisiones concretas sobre la producción de bienes y ser vicios: ¿qué
supervisores de primera línea deberían ser elegidos para este proyecto en
particular? ¿Dónde conseguimos los recursos de la mejor calidad? ¿Cómo
organizamos a los empleados para que aprovechen óptimamente los recursos?
Detrás de una fuerza de ventas de
primera clase están los gerentes medios, responsables de capacitar, motivar y
recompensar a los vendedores. Detrás de un equipo comprometido de maestros de
preparatoria estará el director que los impulsa a hallar formas de obtener los
recursos que necesitan para realizar un trabajo sobresaliente e innovador en el
aula.
Gerente:
•De Personal o Recurso Humano
•De Finanzas y Contabilidad
•De Producción o Manufactura
•De Asesoría Jurídica
•De Mercadeo y Ventas
•De Administración
•De Informática o de Tecnología
•Otros
Alta Gerencia
A diferencia de los gerentes
medios, los gerentes altos son responsables del desempeño de todos los
departamentos: tienen una responsabilidad multi-departamental. Los directivos
fijan las metas de la organización (el tipo de bienes y servicios que debe
producir la compañía, por ejemplo), deciden cómo deben interactuar los
departamentos y vigilan la forma en que los gerentes medios de cada
departamento usan los recursos para alcanzar las metas. En última instancia,
los gerentes altos son los responsables del éxito o fracaso de una
organización, y su desempeño (como el de Steve Jobs y Patricia Russo) está
sometido al escrutinio constante de personas dentro y fuera de la organización,
como otros empleados y los inversionistas,
Las estructuras organizacionales
en los Estados Unidos utilizan la figura de “Chief X Officer” que podríamos
traducir en “Oficial en Jefe de X”, y así denotan al Gerente o director
ejecutivo como CEO como Jefe Ejecutivo y al Jefe Financiero como CFO. El CIO
entonces es el Jefe de Información, un cargo que en nuestro medio conocemos
como Jefe de Sistemas o Gerente de Tecnología
El director ejecutivo (CEO, chief
executive officer) de una compañía es el administrador de mayor nivel y el más
importante; a él le rinden cuentas los demás gerentes altos.
El CEO es un término en inglés
para designar a la persona con más alta responsabilidad de una organización o
corporación anglosajona. Aunque en teoría en este modelo de organización haya
un Presidente (que no tiene la autoridad del CEO), es habitual que ambos
puestos estén ocupados por la misma persona, que es la que toma las decisiones
más importantes de la organización y a la que los demás ejecutivos (Oficial de
Marketing en Jefe, Oficial Financiero en Jefe, etc.) rinden cuentas. Su mano
derecha es el Oficial Ejecutivo.
En la actualidad, el término
director de operaciones (COO, Chief Operating Officer) se usa para referirse al
gerente alto que se prepara para fungir como director ejecutivo cuando el
actual se retire o deje la compañía. Juntos, el director ejecutivo y el director
de operaciones, son responsables de establecer buenas relaciones de trabajo con
la alta gerencia de los departamentos (por ejemplo, manufactura y
mercadotecnia); por lo regular los directivos llevan el Título de
“vicepresidente”. Una preocupación básica del director ejecutivo es la creación
de un equipo gerencia homogéneo, un grupo compuesto por el director ejecutivo,
el director de operaciones y los jefes de los departamentos que mayor
responsabilidad tienen en la consecución de las metas de la organización.
CFO Director financiero
CMO Director de Mercadeo
CIO Chief Information Officer:
(Jefe Informático Oficial en españo) es el título para el puesto de trabajo que
ocupa la cabeza de área de tecnologías de la información dentro de la organización.
Generalmente reportan al CEO.
El CIO (funcionario de
información en jefe) para los nuevos tiempos debe dedicar tiempo al negocio y a
capacitarse en materia de negocios, pues ya no basta con que maneje los temas
tecnológicos, debe además manejar todo lo atinente a la actividad comercial.
Debe además concentrar sus esfuerzos en mejorar de manera continua los procesos
informáticos, y aumentar la eficiencia en el aprovechamiento de recursos
dedicados a sistemas.
El CIO debe estar totalmente
imbuido de las nuevas necesidades y requerimientos de la empresa, y de sus
directivos y empleados, como así también de los proveedores, clientes,
consumidores e inversionistas, e inclusive de la comunidad toda. Ello es así no
sólo a raíz de las nuevas necesidades sino también como consecuencia de las
posibilidades de dar satisfacción a las mismas vía Internet e Intranet.
El CIO es una persona que tiene
el deber de no dejarse llevar por modas tecnológicas, conducentes simplemente a
hacer las cosas como antes pero con la nueva tecnología, lo cual sin lugar a
dudas a de ser en la mayoría de los casos altamente ineficiente, y por otro
lado debe evitar cambiar el modo de hacer las cosas simplemente porque una
nueva tecnología exige hacerlas de otro modo.
A un Gerente de TI en general se
le mide por tres objetivos generales:
1. Orientación de la tecnología
para habilitar negocios y las estrategias del negocio para obtener y/o mantener
una ventaja competitiva con estándares globales (eficacia)
2. Administración exhaustiva de
los recursos (tecnologías, programas, equipos, tiempo, y el más importante:
recurso humano) para obtener el mayor rendimiento de los mismos (eficiencia)
3. Excelente manejo
administrativo, dentro de la gestión de calidad, orientado al manejo por proyectos
para la obtención de resultados esperados .
Para cumplir con estas funciones,
se requieren en mayor o menor grado, las siguientes habilidades:
◦Comunicación
Efectiva
◦Entendimiento de los negocios y
del impacto en los negocios de las decisiones de tecnología.
◦Planeación: Estratégica, táctica
y operativa.
◦Conocimiento de opciones
tecnológicas
◦Negociación (con proveedores,
con pares, y con subalternos)
◦Reconocimiento y respeto de sus
colegas y subalternos
◦Habilidades técnicas
◦Liderazgo
◦Administración de Proyectos
◦Gestión (fijación de objetivos,
seguimiento, evaluación)
Esferas de los Administradores
Una buena parte de la
responsabilidad de los administradores es adquirir y desarrollar recursos
críticos, por lo regular forma parte de departamentos concretos.
Los administradores de los
departamentos poseen habilidades específicas de su puesto y son conocidos, por
ejemplo, como gerentes de mercadotecnia o de manufactura. La figura anterior
muestra cómo se encuentran distribuidos los gerentes de primera línea, los
gerentes medios y los gerentes altos (que difieren por las responsabilidades de
su puesto) en los principales departamentos de una organización. A su vez, la
jerarquía administrativa se refleja en cada departamento.
En el caso de Dell Computer,
Michael Dell contrató expertos para que se hicieran cargo de los departamentos
de mercadotecnia, ventas y manufactura. Asimismo, éstos habrían de establecer
procedimientos de trabajo para que los gerentes de primera línea controlaran el
crecimiento explosivo de las ventas de la compañía. El jefe de manufactura vio
rápidamente que no tenía tiempo para supervisar el armado de las computadoras,
así que reclutó gerentes medios de otras compañías que pudieran asumir esta
responsabilidad.
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